Tháng 1/2025, Google công bố một thay đổi lớn về cách bán Workspace. Trước đó, trợ lý trí tuệ nhân tạo Gemini được bán như gói bổ trợ riêng. Giá khoảng 20 đô la mỗi người mỗi tháng cho gói doanh nghiệp, khoảng 30 đô cho gói tổ chức lớn.
Google bỏ hẳn cách bán này. Gemini gộp thẳng vào các gói Workspace sẵn có, và giá nền nâng lên.
Business Starter đi từ 6 lên 8 đô la mỗi người mỗi tháng. Business Standard từ 12 lên 14. Business Plus từ 18 lên 22. Với khách hàng đang dùng, giá mới áp từ ngày 17/3/2025 hoặc từ kỳ gia hạn kế tiếp, tuỳ cái nào đến trước.
Đọc theo tỷ lệ thì bức tranh khác đi. Gói rẻ nhất tăng 33%, gói giữa tăng 17%, gói trên tăng 22%. Khách trả ít nhất chịu tỷ lệ nặng nhất. Cùng hướng lệch với đợt tăng giá của các nhà cung cấp bộ ứng dụng văn phòng khác trong giai đoạn này.
Điểm gây tranh cãi
Vấn đề không nằm ở mức tăng, mà ở chỗ không có đường thoát.
Từ gói Business Standard trở lên, không có cách nào mua Workspace mà không kèm Gemini. Doanh nghiệp chỉ cần hộp thư, lịch và ổ đĩa chia sẻ vẫn trả phần chi phí dành cho tính năng họ không dùng.
Chi tiết đắt nhất nằm ở đây: quản trị viên tắt được Gemini trong bảng điều khiển, nhưng giá vẫn giữ nguyên mức mới. Tắt tính năng không hoàn lại tiền. Với bên mua, đó là khác biệt giữa "trả cho thứ mình chọn" và "trả cho thứ mình phải nhận".
Các tổ chức có ràng buộc về dữ liệu gặp thêm một lớp nữa. Ngân hàng, y tế, khu vực công bị gộp sẵn một dịch vụ xử lý nội dung thư và tài liệu vào gói mặc định. Công cụ tắt ở cấp tổ chức lo được phần kỹ thuật, còn phần giải trình với bộ phận pháp chế thì vẫn phải làm.
Năm mươi người dùng thì chênh bao nhiêu
Lấy một công ty năm mươi người dùng gói Business Standard. Mức chênh 2 đô la mỗi người mỗi tháng cộng lại thành 100 đô mỗi tháng, khoảng 1.200 đô mỗi năm.
Đó không phải khoản làm sập ngân sách. Nhưng nếu công ty không dùng tới trợ lý trí tuệ nhân tạo, nó là khoản phát sinh không đổi lại giá trị nào.
Đáng nói hơn: khoản này không xuất hiện như một quyết định mua sắm. Không ai ký duyệt, không ai so sánh nhà cung cấp. Nó tự vào hoá đơn ở kỳ gia hạn kế tiếp.
Chuyện này đặt ra một câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp chưa từng đặt. Nếu nhà cung cấp hộp thư tăng giá thêm lần nữa, hoặc gộp thêm thứ khác, thì công ty có chuyển đi được không?
Câu trả lời thường là không. Tên miền, danh bạ, lịch, ổ đĩa chia sẻ và cả thói quen của nhân viên đã bám chặt vào một nền tảng. Chi phí chuyển đổi cao chính là thứ cho phép bên bán gộp thêm dịch vụ mà không sợ mất khách.
Cách giảm rủi ro không phải là đổi nhà cung cấp mỗi khi giá lên. Cách hợp lý hơn là phân tầng. Nhóm nhân sự thật sự cần bộ công cụ đầy đủ thì dùng gói đầy đủ. Nhóm chỉ cần hộp thư thì dùng gói thấp hơn, hoặc dùng hộp thư trên hạ tầng riêng. Nhiều công ty trả tiền gói cao cho toàn bộ nhân viên chỉ vì chưa từng ngồi xuống phân loại.
Phân tầng còn một tác dụng ít ai nghĩ tới: nó buộc công ty biết chính xác ai đang dùng gì. Danh sách đó là thứ cần có trước mọi cuộc đàm phán giá, và cũng là thứ hiếm nơi nào có sẵn.
Chi phí hộp thư ít khi được rà lại sau lần thiết lập đầu tiên, và đó là lý do nó cứ tăng dần theo từng đợt tuyển người. Một buổi ngồi phân nhóm lại thường tiết kiệm được nhiều hơn cả năm đàm phán chiết khấu.
