Xác thực đủ ba lớp SPF, DKIM và DMARC là điều kiện cần để thư đi tới nơi. Nhiều người gửi hiểu nhầm đó là điều kiện đủ.
Báo cáo đo khả năng vào hộp thư của hãng Validity cho năm 2024 đưa ra bức tranh khác. Trên toàn cầu, 83,5% thư tiếp thị vào được hộp thư đến, 6,7% rơi vào rác, 9,8% biến mất không tới đâu. Nói cách khác, một trong sáu lá thư tiếp thị hợp lệ không tới được hộp thư của người nhận.
Riêng Gmail nhỉnh hơn mức chung, 87,2% vào hộp và 6,8% vào rác. Nhưng đường đi trong năm thì xuống. Trung bình cả năm 2024 là 89,8%, tới quý bốn còn 84,2%. Tỉ lệ rơi vào rác trên toàn cầu gần gấp đôi từ quý một sang quý bốn cùng năm.
Chặn gửi hai mươi bốn giờ khác hẳn khoá tài khoản
Hai chuyện hay bị gộp làm một, trong khi tài liệu của Google tách rất rõ.
Chuyện thứ nhất là chạm giới hạn gửi. Một người dùng Google Workspace gửi tối đa 2.000 thư mỗi ngày. Con số đó còn 1.500 nếu dùng chức năng trộn thư, và 500 nếu tài khoản đang ở kỳ dùng thử. Ngoài ra còn trần 10.000 người nhận mỗi ngày, 3.000 người nhận ngoài tổ chức, và 100 người nhận mỗi thư nếu gửi qua POP hoặc IMAP.
Chạm trần thì tài khoản không gửi được thư mới trong tối đa hai mươi bốn giờ. Hết hạn là gửi lại được, không ai phải làm gì. Thư vẫn nhận bình thường, các dịch vụ khác vẫn chạy.
Chuyện thứ hai là bị đình chỉ tài khoản. Việc đó nằm ở chính sách chống thư rác và lạm dụng, cùng chính sách sử dụng chấp nhận được sửa lần cuối ngày 13 tháng 10 năm 2025. Văn bản sau cấm đích danh việc tạo hoặc phát tán thư quảng cáo hàng loạt mà người nhận không yêu cầu. Google giữ quyền đình chỉ ngay người dùng vi phạm, và nếu vấn đề lan cả tên miền thì đình chỉ toàn bộ tài khoản.
Trộn hai chuyện đó lại là hiểu sai chính tài liệu của Google. Vượt trần gửi không phải bị khoá, còn bị khoá thì không phải vì vượt trần.
Ngưỡng nào Google có công bố
Google gọi người gửi lượng lớn là bên gửi gần 5.000 thư trở lên tới hộp Gmail cá nhân trong hai mươi bốn giờ. Mọi thư từ cùng một tên miền chính đều tính gộp. Nhóm này phải có cả SPF, DKIM và DMARC, phải căn khớp tên miền, và phải đặt được huỷ đăng ký bằng một lần bấm. Bộ yêu cầu có hiệu lực từ ngày 1 tháng 2 năm 2024, và từ tháng 11 năm 2025 Google siết dần việc thi hành với lưu lượng chưa đạt.
Ngưỡng báo rác thì có hai mức. Trần thi hành 0,3%, mức khuyến nghị 0,1%, và Google nói thẳng đừng bao giờ để chạm 0,3%. Một lần bấm báo rác trên một nghìn thư gửi đi đã chạm mức khuyến nghị.
Về việc hâm nóng một tên miền hay hộp thư mới, Google chỉ nói định tính. Bắt đầu với lượng nhỏ gửi tới người thật sự quan tâm, rồi tăng dần. Tránh nhảy vọt nếu chưa có lịch sử gửi lượng lớn. Không có con số ngày nào trong tài liệu chính thức.
Các con số hay được nhắc đều là ước tính của nhà cung cấp dịch vụ gửi thư, không phải quy định của Google. Twilio SendGrid nói phần lớn khách của họ hâm nóng một địa chỉ IP trong vòng ba mươi ngày, có bên xong trong một tới hai tuần. Cũng theo hãng này, bỏ một địa chỉ IP không gửi gì suốt ba mươi ngày là phải hâm nóng lại từ đầu. Lý do là phần lớn hệ thống chấm uy tín chỉ giữ dữ liệu trong quãng đó.
Đổi tên miền không chữa được uy tín xấu
Cách xử lý hay được truyền tai là mua thêm tên miền phụ rồi dồn thư tiếp cận sang đó. Người làm nghề đo khả năng gửi thư nói ngược lại.
Theo Word to the Wise, tên miền đăng ký dưới ba mươi ngày mang uy tín rất xấu ngay từ đầu. Hâm nóng một tên miền mới mất từ bốn tới sáu tuần tuỳ nơi gửi tới. Hãng này nói thẳng rằng đổi tên miền gần như không bao giờ là lời giải cho vấn đề uy tín.
Bản thân Google cũng không khuyên tách theo tên miền. Hướng dẫn của hãng khuyên tách theo địa chỉ người gửi và theo địa chỉ IP. Thư cùng loại thì dùng chung một địa chỉ gửi, và nếu buộc phải dùng nhiều IP thì mỗi loại thư một IP riêng.
Khác biệt nghe nhỏ nhưng đổi hẳn cách làm. Tách theo loại thư là để hệ thống chấm uy tín phân biệt thư hoá đơn với thư tiếp thị. Mua thêm tên miền chỉ là dựng thêm một thứ chưa có uy tín gì, rồi bắt đầu lại từ con số không.
Thiệt hại đáng lo nhất vẫn nằm ở tên miền chính. Khi tên miền đó bị đánh dấu, mọi loại thư đều chịu chung. Thư hoá đơn, thư xác nhận đơn hàng, thư đặt lại mật khẩu, thư trao đổi công việc hằng ngày. Một đợt tiếp cận khách hàng mới có thể làm hỏng kênh liên lạc với khách hàng cũ. Phần dựng và trông chừng cấu hình thư thì bên chúng tôi làm cho khách.
Cấu hình xác thực đúng trả lời câu hỏi ai gửi lá thư này. Nó không trả lời câu hỏi người nhận có muốn nhận hay không. Không có cấu hình kỹ thuật nào thay được câu trả lời thứ hai.
