Ngày 5 tháng 5 năm 2025, Microsoft bắt đầu áp bộ yêu cầu mới với người gửi thư lượng lớn. Phạm vi là các hộp thư cá nhân của hãng: Outlook.com, Hotmail.com và Live.com. Ngưỡng được hãng đặt ở mức 5.000 thư mỗi ngày tính trên một tên miền gửi. Ai vượt ngưỡng đó mà không có đủ ba lớp xác thực SPF, DKIM và DMARC thì thư không tới nơi.
Điểm khác biệt nằm ở cách xử lý. Trước đây thư không đạt chuẩn thường bị đẩy vào hộp thư rác, người nhận vẫn có thể tìm thấy nếu chịu khó lục. Còn từ mốc này, Microsoft trả về mã lỗi ngay ở tầng SMTP với nội dung 550 5.7.15 Access denied, sending domain does not meet the required authentication level. Thư bị chặn ở cửa, không có bản sao nào nằm chờ trong hộp rác cả.
Yêu cầu cụ thể gồm những gì
Ba lớp xác thực mà Microsoft đòi hỏi đều là chuẩn mở, không phải công nghệ riêng của hãng nào. SPF là bản khai trên DNS liệt kê những máy chủ nào được phép gửi thư thay mặt tên miền của bạn. DKIM là chữ ký mật mã gắn vào từng lá thư, cho phép bên nhận kiểm tra nội dung có bị sửa dọc đường hay không.
DMARC là lớp trên cùng: nó nói cho bên nhận biết phải làm gì khi hai lớp dưới thất bại. Đồng thời buộc tên miền trong địa chỉ người gửi phải khớp với tên miền đã ký DKIM hoặc đã khai SPF. Microsoft chấp nhận mức chính sách thấp nhất là p=none, tức chỉ quan sát chứ chưa chặn. Nhưng bản ghi DMARC phải tồn tại và phải khớp được với ít nhất một trong hai lớp dưới.
Vì sao ngưỡng 5.000 không an toàn như nghe thấy
Nhiều công ty đọc con số 5.000 rồi kết luận mình không liên quan, vì hộp thư nội bộ mỗi ngày chỉ vài trăm lá. Cách tính này bỏ sót phần lớn lưu lượng thật. Thư từ hệ thống bán hàng, thư xác nhận đơn, thư nhắc thanh toán, thư từ biểu mẫu trên website. Thư từ phần mềm kế toán, thư từ nền tảng gửi tin tiếp thị thuê ngoài. Tất cả đều mang tên miền của công ty và đều cộng dồn vào cùng một con số.
Thêm nữa, Microsoft không giấu ý định mở rộng. Các đơn vị theo dõi lĩnh vực xác thực thư đều đọc ra tín hiệu rằng ngưỡng này sẽ hạ dần trong năm 2026, thậm chí bỏ hẳn. Dựng đủ ba lớp bây giờ vừa đỡ tốn công về sau, vừa không phải chờ tới lúc khách hàng gọi điện hỏi tại sao không nhận được hoá đơn.
Bán hàng cho khách nước ngoài thì khác
Ở Việt Nam, tỉ lệ người dùng cá nhân dùng hộp thư Microsoft thấp hơn Gmail nhiều, nên phản ứng đầu tiên thường là bỏ qua. Nhưng nếu công ty bạn bán hàng cho khách nước ngoài, hoặc có đối tác ở Bắc Mỹ và châu Âu. Thì Outlook.com và Hotmail.com vẫn là địa chỉ cá nhân rất phổ biến bên đó. Một lô thư báo giá bị trả về mà bộ phận kinh doanh không biết là mất khách mà không hiểu vì sao mất.
Có một tình huống khó chịu hơn: thư bị từ chối ở tầng SMTP thì máy chủ gửi của bạn nhận được thông báo lỗi. Nhưng thông báo đó thường nằm im trong nhật ký hệ thống chứ không ai đọc. Nhân viên kinh doanh bấm gửi, giao diện báo đã gửi, và họ tin là thư đã tới. Chỉ khi khách hàng phàn nàn thì mọi chuyện mới lộ ra, mà lúc đó đã trôi qua vài tuần.
Rà soát mất một buổi hay vài ngày
Việc rà soát này thường mất một buổi nếu hệ thống thư của công ty gọn. Và mất vài ngày nếu đã tích tụ nhiều dịch vụ gửi qua các năm. Nếu anh chị muốn có người ngồi cùng lúc dò lại bản ghi DNS và nhật ký gửi. đội kỹ thuật của RBE làm việc này thường xuyên cho khách đang chạy hạ tầng thư tại Viettel IDC và VNPT.
